Bij een notariskantoor draait alles om vertrouwen. In documenten. In afspraken. En in partners. Voor Notariaat Maarten Rijntjes in Eersel bleek dat vertrouwen in hun printleverancier echter misplaatst.

Miranda, office manager en verantwoordelijk voor automatisering binnen het kantoor, vertelt openhartig over een situatie die hen uiteindelijk honderden euro’s per maand kostte en hoe DKM Solutions daarin het verschil maakte.

Printen is cruciaal binnen het notariaat

Met zeven medewerkers, waarvan één notaris en twee juristen verwerkt het kantoor dagelijks aktes, waaronder oprichtingen, testamenten en leveringsakten. In het notariaat is papier nog steeds essentieel:

• Aktes worden geprint op speciaal vignetpapier
• Afschriften worden fysiek verstrekt
• Digitale ondertekening is nog niet standaard

“Er blijft veel papier in een dossier zitten. We digitaliseren waar mogelijk, maar printen blijft een kernproces.” Juist daarom moet je kunnen vertrouwen op je printpartner.

Wat begon als een standaard leasecontract…

In 2018 werd de eerste printer geleased voor 72 maanden. Toen het onderhoudscontract in 2021 werd aangepast vanwege hogere volumes, werd ook het leasecontract opnieuw voor 72 maanden vastgezet. Wat bleek later?

• Oudere machines werden opnieuw tegen nieuwwaarde vastgelegd
• Contracten werden meerdere keren “opengebroken”
• Leaseperiodes werden telkens verlengd
• Zonder duidelijke communicatie

“Ik dacht dat we goede contracten hadden. We werkten al meer dan tien jaar met die partij.” Tot DKM Solutions in 2023 de contracten onder de loep nam.

Een schokkende ontdekking

Na analyse bleek dat printers meerdere keren opnieuw voor 72 maanden waren vastgezet, allemaal tegen nieuwwaarde. Alsof een auto van vier jaar oud opnieuw wordt geleased als splinternieuw model.

En het bleef daar niet bij. Er werd zelfs een brief overlegd met een handtekening die gekopieerd en geplakt bleek te zijn. Een reactie van de printerboef was: “Onze accountmanager zei dat dat kon gebeuren. De directeur zei dat het vaker voorkomt.” Voor Notariaat Maarten Rijntjes was de maat vol.

DKM Solutions: vasthoudend tot het is opgelost

Patrick van DKM Solutions dook volledig in de situatie. Hij rekende door wat de beste oplossing was, regelde nieuwe Toshiba-machines en zorgde dat de overstap snel en professioneel werd uitgevoerd.

“We moesten ervan af. Patrick liet niet los. Hij is eerlijk en gedreven. Als hij merkt dat een klant wordt opgelicht, blijft hij vasthouden tot het opgelost is.” Betalingen werden stopgezet, de oude printers werden bij de printerboef op de stoep gezet. En uiteindelijk werd het contract beëindigd.

Wat levert dat op?

• Transparante leaseconstructie
• Eerlijke tarieven
• Heldere afspraken
• Een partner die meedenkt

En vooral: rust.

De boodschap van Miranda aan andere ondernemers

“Als je printercontracten hebt die niet via DKM Solutions lopen, nodig Patrick eens uit en laat hem ernaar kijken. Het kan honderden euro’s per maand schelen.” 

Onze overgang naar DKM Solutions scheelde ons het eerste jaar ruim € 2.700,00. Printercontracten lijken vaak standaard en onschuldig. Maar kleine lettertjes kunnen grote gevolgen hebben.

Twijfel over jouw printercontract?

Laat het vrijblijvend controleren door DKM Solutions.
Eerlijk, transparant en zonder verborgen constructies.