Selecteer een pagina
5 onmisbare functies bij het kiezen van een Cloud printoplossing
3 december 2021
post blog cloud printoplossing

Veel verschillende bedrijven en organisaties stappen de laatste jaren over op een Cloud printoplossing. Dit is logisch want een Cloud oplossing is erg flexibel en met de opkomst van bijvoorbeeld Microsoft 365, salesforce en Azure zijn cloudoplossingen snel bekend geworden. Wil jij graag je printinfrastructuur in de cloud laten draaien? Waarschijnlijk kom je dan een hoop oplossingen en aanbieders tegen. Door al deze aanbieders en oplossingen wordt de keuze steeds lastiger en daarom hebben wij een selectie met 5 tips gemaakt die je zeker mee moet nemen in het maken van deze keuze.

  1. Een lokale back-up maar wel álles in de cloud

Met behulp van zo’n Cloudprintbeheeroplossing worden alle afdruktaken uitgevoerd via de Cloud provider er is dus geen printserver meer nodig op locatie. Er is dus ook geen printerbeheer nodig en alle drivers staan in de Cloud. Dit is super fijn, Want dit kan dus niet kapot gaan of gehackt worden. Je kan printen onafhankelijk van de plek waar je bent. Als je internet hebt, heb je namelijk toegang tot de Cloud. Toch heeft het ook nadelen. Namelijk als je bijvoorbeeld voor een lange of korte tijd geen goede internetverbinding meer hebt. Ook heb je de afdruksnelheid, de afstand die de afdruktaak moet overbruggen is groter via de cloud, wat dus invloed heeft op de afdruksnelheid. Daarom is de oplossing met een lokale back-up of andere lokale oplossing dus je uitkomst. Hierdoor verwerk je sneller de printopdrachten en heb je geen problemen wanneer wellicht de internetverbinding weg valt.

  • IT-software met koppeling voor printgebruikers

Deze onmisbare functie is het kunnen synchroniseren van andere printgebruikers met Google Workspace of Microsoft 365, Azure Active ditrectory. Je moet dit zien als een adresboek waarin je alle gebruikers van je organisatie kunt zien. Dit is erg handig, omdat het gebruikersbeheer nu maar op één plek plaatsvindt. Dit betekent minder werk voor de IT-beheerder en het zorgt ervoor dat er geen dubbele gebruikers of niet werkende gebruiksprofielen zijn. Natuurlijk wil je het gebruikersbeheer ook nog wel handmatig kunnen beheren, dit moet dan ook snel en simpel kunnen via bijvoorbeeld het scannen van een QR-code. Ook kun je dit proces eventueel voorzien van een extra controle / toestemming vanuit een verantwoordelijke. Een extra controle is altijd aan te raden, dit is natuurlijk extra veilig.

  • Cloud printing als SaaS zorgt voor een snelle ROI

De derde onmisbare functie heeft te maken met de financiële punten van Cloud printing. Investeren in licenties of supportcontracten heeft in onze ogen geen zin. Dit kan namelijk leiden tot onverwachtse kosten voor extra hardware en software. Een betere optie is dan een SaaS-oplossing (Software as a Service). Deze software wordt online aangeboden en je bepaalt zelf wat je huurt en voor hoelang. Hier is dus geen groot budget voor nodig en hierdoor behaal je dus een snelle ROI. Er worden automatisch updates uitgevoerd en je kunt makkelijk bepalen hoeveel gebruik je wilt maken van de dienst. Net zoals bij leasen wordt je officieel geen eigenaar en voor sommige wordt dit als een nadeel gezien, maar wij vinden dat de voordelen meer opwegen tegen de nadelen hiervoor.

  • Stuur geen printdate naar de cloud

Wat je jezelf moet afvragen is wat er gebeurd met de data van je prints. Je wilt natuurlijk de printoplossing van de cloud  volledig kunnen beheren met internet zonder een extra beheersoftware. Een goede Cloudprintoplossing moet jou complete controle geven over de data. Je wil kunnen zien waar de data zich bevindt, hoelang het is opgeslagen en wie er toegang heeft. Vaak gaan er bij print oplossingen de hele drukopdracht naar de Cloud en daarna naar de multifunctional, waar je als gebruiker jouw opdracht publiceert. Dit is niet altijd wenselijk want het brengt onnodige beveiligingsrisico’s met zich mee en het vertraagd de opdrachten. Kijk dus naar een oplossing waarbij het niet altijd nodig is om de drukdata naar de Cloud te sturen. Als het echt nodig is, moeten de gegevens natuurlijk goed beveiligd zijn volgens de laatste normen.

  • Ga voor goede veiligheid met dubbele authenticatie

Wil je een Clouddienst aanschaffen dan is er altijd de uitdaging op het gebied van beveiliging. Het moet natuurlijk wel voldoen aan de laatste veiligheidseisen. Er zijn veel verschillende beveiligingen zoals een twee-staps verificatie of een makkelijke pincode. Maar hoogst waarschijnlijk heeft je onderneming al heel veel verschillende wachtwoorden en wij snappen natuurlijk dat een extra pincode niet altijd makkelijk is. Wij raden altijd aan om gebruik te maken van 2 staps verificatie dit kun je gemakkelijk doen via een telefoon, NFC, badge of dergelijke en hiermee werk je een stuk veiliger. Kijk dus wat goed bij jou past maar zorg er natuurlijk voor dat jouw print Cloud tegelijkertijd wel goed beveiligd is.

Heb je na het lezen van dit artikel nog meer vragen? Natuurlijk beantwoorden wij deze graag voor jou, neem vrijblijvend contact met ons op hiervoor.