Bij Refugee Team draait alles om mensen. Als organisatie begeleiden zij statushouders en gezinsmigranten in hun inburgeringstraject. Een maatschappelijke rol waarin structuur, overzicht en duidelijke communicatie essentieel zijn.
Maar achter die begeleiding schuilt ook een praktische uitdaging: hoe zorg je dat alles rondom documentbeheer en printen soepel blijft draaien? We spraken met Nicole, office medewerker bij Refugee Team.
“We zijn geen standaard organisatie”
“Wij werken in opdracht van gemeenten en begeleiden mensen tijdens hun inburgering,” vertelt Nicole. “Dat betekent dat we veel te maken hebben met documenten. Brieven, e-mails, formulieren… alles moet overzichtelijk worden gemaakt voor mensen die vaak de taal nog niet spreken.” Printen speelt daarin een grotere rol dan je misschien zou denken. “Onze begeleiders printen veel. Denk aan workshops, informatie, of documenten die mensen meenemen naar afspraken. Het moet gewoon werken.”
Van zelf regelen naar ontzorgd worden
Voorheen regelde Refugee Team alles zelf. Met losse printers en cartridges. “Als er iets kapot ging, moest ik het oplossen. Maar ik ben geen monteur,” zegt Nicole lachend. “Dat kostte gewoon heel veel tijd.”
Dat veranderde toen ze in contact kwamen met DKM Solutions. “Nu is het simpel. Werkt iets niet? Dan bel ik en het wordt opgelost. Dat geeft rust.”
Flexibiliteit is geen luxe, maar noodzaak
Wat Refugee Team uniek maakt, is dat hun werk afhankelijk is van maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. “Wij weten nooit precies hoe het er volgend jaar uitziet,” legt Nicole uit. “Soms groeit een locatie, soms stopt een traject. Dan moet je kunnen schakelen.”
Juist daarom was flexibiliteit doorslaggevend in de keuze voor DKM. “Veel partijen werken met lange contracten. Dat konden wij niet. Bij DKM kan dat wel. Dat gaf voor ons de doorslag.”
Slim omgaan met meerdere locaties
Refugee Team werkt met verschillende vestigingen. En daar zit een interessante uitdaging: het printgedrag verschilt per locatie. De oplossing? Bundeling. “In plaats van losse contracten per printer, wordt alles bij elkaar opgeteld in één pakket. De ene locatie print meer, de andere minder. Dat wordt met elkaar verrekend. Dat werkt echt ideaal.”
Daarnaast wordt er actief meegedacht. “Als we merken dat we meer kleur printen, passen we dat samen aan. Zodat je niet ineens een hoge factuur krijgt, maar het gespreid blijft.”
Meedenken in plaats van verkopen
Wat Nicole vooral waardeert, is het persoonlijke contact. “Patrick denkt mee. Hij reageert snel, is duidelijk en helpt echt. Dat maakt het verschil.” En zoals ze het zelf zegt:
“DKM Solutions is Patrick. En Patrick is DKM Solutions.”
Samenwerken met impact
Voor Refugee Team draait het niet om winst, maar om impact.
“Wat wij verdienen, gaat terug in het helpen van mensen. Daarom is het belangrijk dat partners met ons meedenken.” Die samenwerking voelt voor Nicole als vanzelfsprekend met DKM Solutions.