Twee offertes voor kantoorprinters kun je alleen eerlijk vergelijken wanneer je precies weet welke apparatuur, dienstverlening en contractvoorwaarden tegenover elkaar staan. Controleer daarom niet alleen het maandbedrag, maar ook of de apparatuur nieuw, gebruikt of refurbished is en vergelijk printkosten, service, looptijd, indexering, inbegrepen onderdelen en opzegvoorwaarden.
Lijkt éénvoudig
Twee offertes voor een kantoorprinter vergelijken lijkt eenvoudig, maar alleen naar het maandbedrag of de aanschafprijs kijken geeft vaak geen compleet beeld. Verschillen zitten juist vaak in de looptijd, printkosten, service, indexering, inbegrepen volumes, contractvoorwaarden en mogelijke extra kosten.
Een offerte die op het eerste gezicht goedkoper lijkt, kan over de volledige gebruiksperiode uiteindelijk duurder uitvallen. Kijk daarom niet alleen naar wat je vandaag betaalt, maar vooral naar wat je gedurende de hele looptijd krijgt en welke verplichtingen daarbij horen. Vergelijk daarnaast of beide offertes daadwerkelijk dezelfde oplossing, capaciteit en dienstverlening aanbieden. Pas wanneer je alle onderdelen naast elkaar legt, kun je beoordelen welke offerte voor jouw organisatie werkelijk de beste keuze is.
Risico
Als je offertes niet goed vergelijkt, bestaat het risico dat je vooral kiest op basis van de laagste aanschafprijs of het aantrekkelijkste maandbedrag. Verschillen in looptijd, printkosten, indexering, service, opzegvoorwaarden en aanvullende kosten kunnen daardoor over het hoofd worden gezien.
Een aanbieding die in eerste instantie voordelig lijkt, kan over de volledige looptijd uiteindelijk aanzienlijk duurder uitvallen. Ook kan blijken dat de gekozen oplossing minder flexibel is of onvoldoende aansluit bij het daadwerkelijke gebruik binnen de organisatie. Door vooraf alle voorwaarden en totale kosten goed naast elkaar te leggen, voorkom je verrassingen en maak je een keuze die ook op langere termijn verantwoord blijft.
Hardware vergelijken
Controleer merk, model, nieuw of gebruikt, tellerstand, opties, papierladen, afwerking, scanmogelijkheden, standaard specificaties en beveiligingsfuncties.
Service vergelijken
Kijk naar toner, onderdelen, arbeid, voorrijkosten, helpdesk, transport, ondersteuning en eventuele uitzonderingen.
Geautomatiseerde service, preventief en correctief onderhoud. Wie verzorgd de service en het support? Is dit exteren uitbesteed of in eigenbeheer. Dit is een belangrijk punt van aandacht wat vaak wordt onderschat.
Controleer of er een vast printvolume geldt, wat er gebeurt bij minder of meer gebruik en hoe zwart-wit en kleur worden afgerekend. Een transparante uitsplitsing voorkomt dat verschillende constructies ten onrechte als gelijk worden gezien.
Contract vergelijken
Vergelijk looptijd, eigendom, opzegtermijn, verlenging, indexering en de gevolgen van tussentijdse beëindiging.
Kijk goed naar de algemene voorwaarden, want juist daar zit vaak het verschil tussen aanbieders. Let daarbij op mogelijke onvoorziene kosten, zoals boetes, extra servicekosten, afkoopbedragen of werkzaamheden die achteraf op nacalculatie worden doorberekend. Een scherpe prijs aan de voorkant zegt daarom niet altijd alles over wat je gedurende de looptijd daadwerkelijk betaalt. Controleer daarom altijd de looptijd, opzegtermijn, indexering, inbegrepen service, aanvullende kosten en eventuele voorwaarden bij tussentijdse beëindiging.
Onze belangrijkste tip
Vraag om een transparante uitsplitsing zodat je werkelijk dezelfde onderdelen met elkaar vergelijkt.