Kennisbank
kantoorprinters & documentmanagement

De juiste kantoorprinter kies je niet alleen op basis van merk, model of aanschafprijs. Het aantal gebruikers, je print- en scanvolume, A4 of A3, kleurgebruik, documentstromen, beveiliging en eventuele groei van je organisatie spelen allemaal een rol.

Een offerte laat zien wat wordt aangeboden; een voorbeeldfactuur laat zien hoe de kosten in de praktijk worden berekend en welke regels of aanvullende posten verschijnen.

Naast het maandbedrag kunnen afhankelijk van leverancier en contract aanvullende kosten voorkomen voor indexering, administratie, verzending, service, volume, transport of beëindiging.

De juiste kantoorprinter kies je niet alleen op basis van merk, model of aanschafprijs. Het aantal gebruikers, je print- en scanvolume, A4 of A3, kleurgebruik, documentstromen, beveiliging en eventuele groei van je organisatie spelen allemaal een rol.

Denk je vast te zitten aan je printercontract? In veel gevallen is er meer mogelijk dan je denkt, maar begin altijd met de overeenkomst, voorwaarden en actuele facturen.

Een printercontract kan jarenlang gevolgen hebben. Controleer daarom niet alleen prijs en apparatuur, maar ook looptijd, opzegging, indexering, service, volume en algemene voorwaarden.

Een printercontract eindigt niet altijd automatisch. Wanneer een opzegtermijn wordt gemist, kan de overeenkomst afhankelijk van de voorwaarden worden verlengd.

Een maandelijks opzegbare overeenkomst geeft een organisatie vrijheid om de oplossing aan te passen wanneer de situatie verandert.

Niet noodzakelijk. Vaste volumes kunnen voorspelbaarheid geven, maar het is belangrijk te weten wat er gebeurt wanneer je minder of juist meer print dan afgesproken.

Een laag maandbedrag zegt weinig over de totale kosten gedurende meerdere jaren. Indexering, printvolume, service, looptijd en aanvullende kosten kunnen het beeld veranderen.

Kopen, huren en leasen hebben elk voor- en nadelen. De juiste keuze hangt af van financiële ruimte, gewenste flexibiliteit, gebruiksduur en ontwikkeling van de organisatie.

De werkelijke kosten bestaan uit meer dan aanschaf of maandhuur. Hardware, service, gebruik, printtarieven, looptijd, indexering en aanvullende contractkosten bepalen het totaal.

Het werkelijke printvolume is een belangrijke basis voor een goede keuze. Tellerstanden geven het beste beeld; zijn die niet beschikbaar, dan kan papierverbruik een bruikbare indicatie geven.

De keuze tussen A4 en A3 hangt af van documenten, ruimte en gewenste functies. A3 is niet automatisch beter en A4 is niet automatisch goedkoper in de totale oplossing.

Kijk niet alleen naar het huidige volume. Gebruikers, documentstromen, groei en flexibiliteit bepalen of een oplossing ook later nog past.

Leeftijd alleen bepaalt niet of een kantoorprinter aan vervanging toe is. Storingen, onderdelen, kosten, ondersteuning, beveiliging en veranderende behoeften zijn belangrijker.

Een nieuwe verkoop is niet altijd de beste oplossing. Soms is doorwerken met de huidige apparatuur financieel en technisch verstandiger.

Beide kunnen printen, maar een zakelijke kantoorprinter is ontworpen voor meerdere gebruikers, hogere beschikbaarheid, grotere capaciteit, uitgebreid scannen, beheer, beveiliging en professionele service.

Inkjet en toner kunnen beide geschikt zijn, maar aanschafprijs, capaciteit, gebruiksfrequentie, snelheid, onderhoud en kosten per pagina verschillen.

Nieuw is niet automatisch de beste keuze. Een zorgvuldig geselecteerde refurbished kantoorprinter kan financieel en duurzaam aantrekkelijk zijn wanneer hij technisch nog ruim inzetbaar is.

Met een pincode wordt een document niet direct afgedrukt. De opdracht wordt pas vrijgegeven wanneer de gebruiker bij de kantoorprinter de juiste code invoert.