Bij automatische tonerlevering wordt de tonerstatus van een aangesloten kantoorprinter op afstand gevolgd. Wanneer het tonerniveau een ingesteld niveau bereikt, kan automatisch een nieuwe toner worden verzonden zodat deze beschikbaar is voordat de huidige toner daadwerkelijk leeg is.
Toner Supply Management
Bij systemen die hiervoor zijn ingericht, kan het tonerniveau automatisch op afstand worden gevolgd. Zodra de toner een vooraf ingestelde ondergrens bereikt, kan er automatisch een nieuwe toner worden verzonden. Hierdoor hoeft de gebruiker niet zelf voortdurend het verbruik te controleren of handmatig nieuwe supplies te bestellen.
Een goede inrichting voorkomt dat toner te laat wordt geleverd, maar ook dat er onnodig grote voorraden op locatie ontstaan. Daarbij is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het moment van verzending, de levertijd en welke supplies binnen de overeenkomst vallen.
DKM Solutions kijkt hierbij niet alleen naar het technische systeem, maar ook naar het daadwerkelijke printvolume, het aantal apparaten en de gewenste bedrijfszekerheid. Zo kan tonerbeheer worden afgestemd op de manier waarop de organisatie werkt en wordt de kans kleiner dat een printer onverwacht stil komt te staan doordat een toner niet op tijd beschikbaar is.
Minder voorraad nodig
Wanneer toner automatisch op het juiste moment wordt aangevuld, hoeven klanten niet onnodig grote voorraden cartridges op locatie aan te houden. Dat scheelt opslagruimte, voorkomt dat verkeerde of verouderde supplies blijven liggen en beperkt onnodige verspilling.
Tegelijkertijd blijft het belangrijk dat er voldoende zekerheid is om de dagelijkse werkzaamheden zonder onderbreking voort te zetten. Daarom kijken we naar het werkelijke printvolume, de levertijd van supplies en het aantal systemen binnen de organisatie.
DKM Solutions stemt het voorraadbeheer af op het daadwerkelijke gebruik. Zo ontstaat een praktische balans tussen zo min mogelijk voorraad en toch voldoende zekerheid dat de juiste toner beschikbaar is wanneer deze nodig is.
Professionele systemen zijn gebouwd voor langdurig gebruik. Een technisch goed systeem met een beperkte tellerstand kan nog jaren inzetbaar zijn wanneer onderdelen en service beschikbaar blijven. Vooral bij dalende printvolumes wordt de technische levensduur van professionele apparatuur vaak langer.
Kleine processen tellen
Goede dienstverlening zit vaak juist in de kleine, terugkerende processen. Gebruikers zouden niet zelf voortdurend hoeven controleren hoeveel toner er nog beschikbaar is, wanneer een nieuwe cartridge besteld moet worden of wie daarvoor verantwoordelijk is.
Door dit soort taken zoveel mogelijk automatisch en vooraf goed te organiseren, wordt de gebruiker ontlast en neemt de kans op onverwachte onderbrekingen af. Dat zorgt voor meer rust op de werkvloer en voorkomt dat medewerkers tijd kwijt zijn aan zaken die eigenlijk eenvoudig geregeld kunnen worden.
DKM Solutions kijkt daarom niet alleen naar de printer zelf, maar ook naar de processen eromheen. Het doel is dat tonerbeheer, levering en opvolging aansluiten op het daadwerkelijke gebruik en zo min mogelijk aandacht vragen van de klant.
Meer voorspelbaarheid
Door het tonerverbruik automatisch te volgen, ontstaat meer inzicht in wanneer nieuwe supplies nodig zijn. Hierdoor kan levering beter worden gepland en zijn onverwachte spoedbestellingen minder vaak nodig.
Dat voorkomt onnodige haast, extra administratie en het risico dat een printer tijdelijk niet gebruikt kan worden doordat de juiste toner ontbreekt. Voor de klant betekent dit meer continuïteit en minder tijd kwijt zijn aan het beheer rondom de printer.
Onze belangrijkste tip
Goede printerservice gaat niet alleen over reparaties; ook tonerbeheer bepaalt hoeveel tijd medewerkers aan de printer kwijt zijn.