Afhankelijk van het model en de ingestelde functies kan een zakelijke kantoorprinter verschillende soorten gegevens verwerken of opslaan. Denk aan netwerk- en e-mailinstellingen, adresboeken, tijdelijke printopdrachten, opgeslagen documenten, scans, loggegevens en informatie die nodig is voor bepaalde fax- of documentfuncties.
Mogelijke gegevens
Toshiba beschrijft onder meer netwerk- en e-mailconfiguratie, bepaalde wachtwoordgegevens, adresboeken, printwachtrijen, opgeslagen bestanden, e-FILING, scans, logs en bij faxapparatuur aanvullende faxgegevens.
In de praktijk betekent dit dat er niet alleen naar de techniek wordt gekeken. Ook gebruiksgemak, duidelijke communicatie, beheer en de gevolgen voor de dagelijkse werkzaamheden spelen mee in het advies van DKM Solutions.
Niet ieder document staat permanent opgeslagen
Er is verschil tussen normale verwerking, tijdelijke wachtrijen, logs en bewust opgeslagen documenten. Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Einde gebruiksperiode
Juist bij retourname of vervanging moet worden nagedacht over aanwezige gegevens. Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Onze belangrijkste tip
Vraag niet alleen hoe gegevens tijdens gebruik worden beschermd, maar ook wat ermee gebeurt wanneer het apparaat de organisatie verlaat.