Bij beveiligd printen met een pincode stuurt de gebruiker de printopdracht naar de kantoorprinter, maar blijft het document wachten totdat de juiste code op het apparaat wordt ingevoerd. Pas daarna wordt het document daadwerkelijk afgedrukt, waardoor vertrouwelijke informatie niet onbeheerd in de uitvoerlade blijft liggen.
Werkwijze
De gebruiker stuurt een printopdracht naar de kantoorprinter. Deze opdracht wordt tijdelijk vastgehouden en pas afgedrukt nadat de gebruiker bij het systeem een persoonlijke pincode invoert. Zo blijven vertrouwelijke documenten niet onbeheerd in de uitvoerlade liggen.
Beveiligd printen is vooral interessant bij persoonsgegevens, financiële informatie, arbeidsvoorwaarden, contracten, klantgegevens en andere documenten die niet voor iedereen zichtbaar mogen zijn. Het verkleint de kans dat informatie per ongeluk door de verkeerde persoon wordt bekeken of meegenomen.
Eenvoud
Een beveiligingsmaatregel werkt alleen wanneer medewerkers deze ook daadwerkelijk gebruiken. Daarom moet beveiligd printen eenvoudig in de dagelijkse werkwijze passen en geen onnodige extra handelingen opleveren.
DKM Solutions kijkt daarom niet alleen naar beveiliging, maar ook naar gebruiksgemak en beheer. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop pincodes worden uitgegeven, hoe nieuwe medewerkers worden toegevoegd en hoe eenvoudig gebruikers hun eigen opdrachten kunnen vrijgeven. Zo blijft de oplossing praktisch, overzichtelijk en goed beheersbaar voor zowel medewerkers als ICT.
Onze belangrijkste tip
Werk je regelmatig met vertrouwelijke informatie en staat de printer niet direct naast je? Overweeg beveiligd printen.