Beveiligd printen werkt alleen wanneer medewerkers begrijpen waarom het nodig is én de oplossing eenvoudig genoeg is om dagelijks te gebruiken. Een duidelijk intern beleid, korte uitleg en een gebruiksvriendelijke manier van identificeren zijn daarom minstens zo belangrijk als de technische beveiligingsfunctie zelf.
Toelichting
Waarom doen we dit? Omdat informatiebeveiliging niet alleen afhankelijk is van techniek, maar ook van het gedrag van medewerkers. Persoonsgegevens, financiële informatie, contracten, personeelsdossiers en andere vertrouwelijke documenten kunnen gevoelige informatie bevatten die niet voor iedereen binnen of buiten de organisatie bestemd is.
Wanneer documenten onbeheerd in de uitvoerlade van een kantoorprinter blijven liggen, kunnen deze eenvoudig door de verkeerde persoon worden ingezien of meegenomen. Dat risico ontstaat vooral bij printers die door meerdere medewerkers, afdelingen of bezoekers worden gebruikt.
Daarom is het belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom bepaalde beveiligingsmaatregelen worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan beveiligd printen met een pincode, gebruikersauthenticatie of Follow-Me Printing, waarbij een printopdracht pas wordt vrijgegeven wanneer de gebruiker zich bij de printer identificeert.
Goede informatiebeveiliging begint uiteindelijk bij bewustwording. Wanneer medewerkers begrijpen welke risico’s er zijn en waarom bepaalde afspraken bestaan, worden beveiligingsmaatregelen beter nageleefd en onderdeel van de dagelijkse werkwijze.
Techniek kan veel ondersteunen, maar duidelijke communicatie, interne afspraken en verantwoordelijk gedrag blijven minstens zo belangrijk bij het beschermen van vertrouwelijke informatie.
Daarna techniek
Nadat duidelijk is waarom beveiligd printen binnen de organisatie belangrijk is, kan worden gekeken naar de technische invulling. De gekozen methode moet aansluiten op de werkwijze van medewerkers, het gewenste beveiligingsniveau en de bestaande ICT-omgeving.
Aanmelden bij de kantoorprinter kan bijvoorbeeld via een pincode, gebruikersnaam en wachtwoord, personeelspas, toegangspas, token of een andere ondersteunde authenticatiemethode. Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de situatie en van de systemen die binnen de organisatie al worden gebruikt.
Voor een kleinere organisatie kan een eenvoudige pincode voldoende zijn, terwijl grotere organisaties vaker kiezen voor een centrale authenticatieoplossing of Follow-Me Printing. Daarbij kan een gebruiker zijn printopdracht op één systeem versturen en deze pas na identificatie op een beschikbare printer vrijgeven.
Belangrijk is dat beveiliging niet onnodig ingewikkeld wordt. Een oplossing moet veilig zijn, maar tegelijkertijd gebruiksvriendelijk blijven, zodat medewerkers deze in de praktijk ook daadwerkelijk gebruiken.
DKM Solutions kijkt daarom samen met de klant en eventueel de ICT-partner naar de juiste technische inrichting. Daarbij houden we rekening met beveiliging, gebruiksgemak, continuïteit, bestaande infrastructuur en de afspraken die binnen de organisatie gelden.
Eenvoud bevordert adoptie
Een beveiligingsoplossing werkt alleen goed wanneer medewerkers deze ook daadwerkelijk gebruiken. Daarom is het belangrijk dat de bediening van een kantoorprinter eenvoudig, logisch en herkenbaar blijft. Hoe minder onnodige stappen een gebruiker hoeft te doorlopen, hoe groter de kans dat de afgesproken werkwijze in de praktijk wordt gevolgd.
Laat gebruikers daarom vooral de functies zien die zij voor hun dagelijkse werkzaamheden nodig hebben. Denk aan printen, kopiëren, scannen naar e-mail of een vaste scanbestemming. Functies die niet worden gebruikt, kunnen waar mogelijk worden beperkt, verborgen of anders worden ingericht.
Een overzichtelijk bedieningsscherm verkleint bovendien de kans op fouten. Medewerkers hoeven minder te zoeken, nieuwe gebruikers kunnen sneller met het systeem werken en er zijn minder vragen richting de interne ICT-afdeling of beheerder.
Dit geldt ook voor beveiligde functies. Een pincode, pas of andere vorm van authenticatie moet voldoende bescherming bieden, maar mag het dagelijkse werk niet onnodig vertragen. Wanneer een procedure als te ingewikkeld wordt ervaren, bestaat het risico dat medewerkers naar alternatieve werkwijzen zoeken of beveiligingsmaatregelen proberen te omzeilen.
Bij weerstand
Wanneer medewerkers weerstand ervaren tegen een nieuwe print- of beveiligingsprocedure, is het belangrijk om eerst te achterhalen waar die weerstand vandaan komt. Soms is de technische inrichting te omslachtig, zijn er te veel handelingen nodig of is onvoldoende duidelijk waarom een bepaalde werkwijze is ingevoerd.
Ga in dat geval terug naar de beleidsverantwoordelijke binnen de organisatie en bespreek welke onderdelen noodzakelijk zijn en waar eventueel vereenvoudiging mogelijk is. De beveiligingsdoelstelling moet behouden blijven, maar de technische uitvoering kan vaak gebruiksvriendelijker worden ingericht.
Denk bijvoorbeeld aan minder stappen bij het aanmelden, een eenvoudiger bedieningsscherm, duidelijke standaardinstellingen of het beperken van functies die medewerkers niet nodig hebben. Ook heldere communicatie en een korte uitleg kunnen veel weerstand wegnemen.
Het is belangrijk om daarbij onderscheid te maken tussen beleid en techniek. De organisatie bepaalt welke beveiligingsregels nodig zijn; DKM Solutions kan vervolgens ondersteunen bij een praktische technische inrichting die zo goed mogelijk aansluit op de dagelijkse werkwijze.
Onze belangrijkste tip
Eerst beleid en bewustwording. Daarna techniek en gebruiksgemak.