De betrouwbaarste manier om het printvolume van je bedrijf te bepalen, is door de tellerstanden van je huidige kantoorprinter over een langere periode te vergelijken. Heb je die gegevens niet beschikbaar, dan kan ook het papierverbruik een goede eerste indicatie geven van het werkelijke aantal afdrukken binnen de organisatie.
Begin met tellerstanden
Bij een bestaande kantoorprinter geven tellerstanden het beste beeld van het werkelijke aantal zwart-wit- en kleurenafdrukken over een bepaalde periode.
Door meerdere meterstanden met elkaar te vergelijken ontstaat een realistischer gemiddelde dan wanneer iemand alleen een schatting maakt.
Geen tellerstanden?
Kijk naar papier
Wanneer betrouwbare tellerstanden ontbreken, kan papierverbruik een bruikbare indicatie zijn. Een standaard pak bevat 500 vel en een doos met vijf pakken bevat 2.500 vel.
Verbruikt een organisatie ongeveer één doos per maand, dan geeft dat een eerste indicatie van circa 2.500 vellen per maand.
Volume is niet het hele verhaal
Kijk daarnaast naar kleurgebruik, dubbelzijdig printen, A3, scanvolume, piekmomenten en het soort documenten.
Een te lichte machine kan bij structureel gebruik onnodig zwaar worden belast, terwijl een veel te zware configuratie vaak niet nodig is.
Totaal verbruik
Heb je meerdere kantoorprinters? Tel dan de verbruiken van alle apparaten bij elkaar op. Kijk daarbij niet alleen naar het totaal aantal afdrukken, maar ook naar de verhouding tussen zwart-wit en kleur.
Die verdeling is belangrijk voor het bepalen van de juiste machine en voor een realistische inschatting van de maandelijkse printkosten.
Overzicht & Inzicht
Kun je de tellerstanden niet terugvinden, dan kun je ook gebruikmaken van facturen of overzichten van je huidige leverancier. Daarop staan vaak de geregistreerde aantallen zwart-wit- en kleurenafdrukken per periode.
Bij DKM Solutions kijken we bij voorkeur naar het werkelijke gebruik en niet naar aannames. Zo voorkom je dat je betaalt voor een te zware kantoorprinter of voor een printbundel die niet bij je organisatie past.
Onze belangrijkste tip
Baseer de keuze zoveel mogelijk op werkelijk gebruik en niet op aannames.
Neem minimaal de afgelopen drie of zes maanden aan verbruiksgegevens mee in je vergelijking. Bij organisaties met seizoenspieken is zes tot twaalf maanden nog beter. Zo ontstaat een betrouwbaarder gemiddelde en kan een kantoorprinter worden gekozen die echt aansluit op je dagelijkse praktijk.