a, met de juiste printmanagementsoftware kan een organisatie bepalen welke functies medewerkers wel en niet mogen gebruiken. Dat kan variëren van eenvoudige beperkingen op kleurprinten tot uitgebreidere instellingen per gebruiker, afdeling of locatie. De techniek is daarbij niet het uitgangspunt. Eerst moet duidelijk zijn welk printbeleid de organisatie wil voeren. Daarna kan worden bekeken welke instellingen nodig zijn om dat beleid praktisch en gebruiksvriendelijk te ondersteunen.
Beleid eerst
DKM Solutions bepaalt niet wat medewerkers wel of niet mogen printen. Die keuze ligt bij de organisatie zelf, bijvoorbeeld bij management, ICT, HR, finance of andere verantwoordelijken.
Het is daarom verstandig om eerst duidelijke afspraken te maken. Mag iedereen in kleur printen? Zijn bepaalde functies alleen beschikbaar voor specifieke afdelingen? Moeten grote printopdrachten worden beperkt? En is inzicht per gebruiker of afdeling gewenst?
Wanneer het beleid duidelijk is, kan de techniek daarop worden ingericht.
Techniek volgt het beleid
Afhankelijk van de gekozen oplossing kunnen verschillende rechten en beperkingen worden ingesteld. Denk bijvoorbeeld aan alleen zwart-wit printen, dubbelzijdig printen als standaard, beperkingen op kleurgebruik of toegang tot bepaalde scan- en kopieerfuncties.
Ook kan het mogelijk zijn om rechten per gebruiker, afdeling of gebruikersgroep toe te kennen. Hierdoor hoeft niet voor iedere medewerker dezelfde instelling te gelden.
Het doel is niet om zoveel mogelijk beperkingen in te stellen, maar om de printomgeving aan te laten sluiten op de afspraken binnen de organisatie.
Inzicht en controle
Uitgebreidere oplossingen kunnen daarnaast rapportages bieden over het daadwerkelijke gebruik. Daarmee kan bijvoorbeeld inzicht worden verkregen in printvolumes, kleurgebruik of het gebruik per afdeling.
Deze informatie kan helpen om printkosten beter te begrijpen en te beoordelen of het ingestelde beleid in de praktijk werkt. Op basis daarvan kunnen rechten of instellingen later worden aangepast
Niet ingewikkelder
Niet iedere organisatie heeft uitgebreide printmanagementsoftware nodig. Bij een klein kantoor met enkele medewerkers kunnen eenvoudige instellingen op de multifunctional al voldoende zijn.
Bij grotere organisaties, meerdere afdelingen of meerdere printers kan centraal beheer juist veel voordeel bieden. DKM Solutions kijkt daarom naar wat daadwerkelijk nodig is en voorkomt waar mogelijk dat een oplossing onnodig complex wordt.
Rapportage
Met printmanagementsoftware kunnen rapportages inzicht geven in het daadwerkelijke gebruik van de printomgeving. Denk aan aantallen afdrukken, kleur- en zwart-witgebruik, volumes per gebruiker of afdeling en het gebruik van verschillende apparaten.
Deze informatie helpt om kosten beter te begrijpen en om te zien waar opvallend veel wordt geprint. Op basis daarvan kan de organisatie het printbeleid aanpassen of bepaalde rechten en instellingen verder verfijnen.
Rapportages zijn vooral waardevol wanneer er meerdere gebruikers, afdelingen of locaties zijn en er behoefte is aan meer grip op kosten, verbruik en beheer.
Onze belangrijkste tip
Begin niet bij de software. Begin bij de vraag welk printbeleid je als organisatie wilt voeren.