Wanneer een kantoorprinter volgens een afgesproken wisprocedure wordt behandeld, kan daarvan administratieve bevestiging worden vastgelegd. Voor organisaties met strenge eisen rond privacy, informatiebeveiliging of compliance kan zo’n bevestiging belangrijk zijn om aan te tonen wat met de gegevens op het apparaat is gebeurd.
Vastlegging
De Toshiba-procedure voorziet in een duidelijke registratie van de uitgevoerde werkzaamheden. Na uitvoering kan worden vastgelegd op welk systeem de procedure heeft plaatsgevonden, inclusief het model en serienummer van de betreffende kantoorprinter of multifunctional.
Deze vastlegging is belangrijk omdat een organisatie daarmee kan aantonen dat de afgesproken werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dat kan relevant zijn voor het eigen privacybeleid, informatiebeveiligingsbeleid, interne controles of een audit.
Zeker wanneer een systeem wordt vervangen, afgevoerd, retour gaat naar een leverancier of opnieuw wordt ingezet, is het prettig wanneer achteraf duidelijk is welke handelingen zijn uitgevoerd en op welk apparaat dit betrekking had.
De bevestiging of factuur vormt daarmee niet alleen een administratief document, maar kan ook worden opgenomen in het interne dossier rondom AVG, informatiebeveiliging en verantwoord beheer van apparatuur waarop mogelijk bedrijfs- of persoonsgegevens zijn verwerkt.
Spreek het vooraf
Wanneer een organisatie bewijsvoering nodig heeft voor het eigen privacybeleid, informatiebeveiligingsbeleid, een audit of interne controle, is het belangrijk om dit vóór het ophalen of vervangen van de machine duidelijk met de leverancier af te spreken.
Bespreek vooraf welke procedure wordt uitgevoerd, welke gegevens daarvan worden vastgelegd en welke bevestiging de organisatie na afloop ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan vermelding van het model, serienummer, de uitgevoerde werkzaamheden en de datum waarop deze zijn uitgevoerd.
Door deze afspraken vooraf vast te leggen, voorkomt een organisatie dat achteraf onduidelijkheid ontstaat over wat er met het systeem en eventueel aanwezige gegevens is gebeurd. Ook kan hiermee worden geborgd dat de ontvangen documentatie aansluit op de eigen interne eisen en procedures.
DKM Solutions bekijkt dit daarom altijd in samenhang met de manier waarop een organisatie werkt, de gewenste mate van informatiebeveiliging en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt rondom vervanging, retourname of afvoer van apparatuur.
Onze belangrijkste tip
Is aantoonbaar wissen onderdeel van jouw beleid? Spreek dat dan vooraf af.