Het is niet noodzakelijk om bij ieder printercontract vooraf een vast aantal afdrukken per maand af te spreken. Een model waarbij het werkelijke verbruik via de tellerstanden wordt afgerekend, kan juist interessant zijn wanneer printvolumes fluctueren of moeilijk vooraf te voorspellen zijn.
Vaste volumes
Sommige overeenkomsten gaan uit van een verwacht zwart-wit- en kleurvolume dat vooraf wordt vastgelegd. Dat kan voorspelbaarheid geven, maar de klant moet goed weten wat er gebeurt als het werkelijke gebruik afwijkt.
- Minimumafname: moet je betalen voor het afgesproken volume, ook als je minder print?
- Meerprints: welk tarief geldt wanneer je boven het afgesproken zwart-wit- of kleurvolume uitkomt?
- Verschuiving in gebruik: wat gebeurt er als je minder zwart-wit maar juist meer kleur gaat printen, of andersom?
- Aanpassen van het volume: kan het afgesproken volume tussentijds worden verlaagd of verhoogd?
- Niet-gebruikte prints: worden ongebruikte prints meegenomen naar een volgende maand of vervallen ze?
- Periodieke herziening: wordt het afgesproken volume regelmatig gecontroleerd aan de hand van het werkelijke gebruik?
- Verandering binnen de organisatie: wat gebeurt er bij minder medewerkers, thuiswerken, een verhuizing of een veranderde werkwijze?
- Transparantie: kun je eenvoudig terugzien hoeveel je daadwerkelijk print en waarvoor je betaalt?
Minder of meer printen
Bij sommige constructies wordt ondergebruik niet terugbetaald en wordt meergebruik apart afgerekend. Daardoor kan een verkeerde volumeschatting financieel ongunstig uitpakken.
Werkelijk gebruik bij DKM
Bij de flexibele DKM-oplossingen wordt geen verplicht vooraf printvolume afgesproken. De hardware wordt als aparte oplossing aangeboden en het werkelijke zwart-wit- en kleurgebruik wordt op basis van tellerstanden afgerekend.
Onze belangrijkste tip
Vraag altijd: Wat gebeurt er als ik minder print, en wat gebeurt er als ik meer print?