Voordat je een printercontract ondertekent, moet duidelijk zijn waarvoor je tekent, hoelang de overeenkomst duurt en welke financiële en praktische gevolgen de afspraken hebben. Vooral looptijd, opzegtermijn, indexering, service, printvolume, eigendom van de apparatuur en de algemene voorwaarden verdienen extra aandacht.
Past de oplossing bij de behoefte?
Controleer of het voorstel daadwerkelijk aansluit op gebruikers, volumes en documentstromen. Een technisch aantrekkelijke machine is geen goede keuze wanneer deze niet past bij de manier van werken.
Is de huidige overeenkomst correct beëindigd?
Voorkom dat een nieuwe overeenkomst ingaat terwijl de oude verplichting nog doorloopt. Vraag om schriftelijke bevestiging van een opzegging.
Voordat je een printercontract tekent, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de prijs die in de offerte staat. Veel kosten en verplichtingen staan namelijk niet altijd duidelijk in de offerte zelf, maar zijn opgenomen in de servicevoorwaarden, leasevoorwaarden of algemene voorwaarden.
Bij DKM Solutions kijken we daarom niet alleen naar de offerte, maar naar het volledige plaatje. We nemen contractduur, service, printkosten, indexering, flexibiliteit en mogelijke bijkomende kosten mee, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent en niet pas tijdens de looptijd voor verrassingen komt te staan.
Controleer looptijd en opzegtermijn
Weet wanneer en hoe je kunt beëindigen en wat er gebeurt bij verlenging. Leg belangrijke data direct vast.
Controleer indexering en volumes
Vraag welke bedragen aangepast kunnen worden en wat er gebeurt wanneer je minder of meer print dan verwacht.
Lees service en voorwaarden samen
Belangrijke afspraken kunnen buiten de offerte in aanvullende voorwaarden staan. Mondelinge toezeggingen die belangrijk zijn voor de beslissing laat je bij voorkeur schriftelijk bevestigen.
Juist daar kunnen bepalingen staan die later voor onverwachte kosten zorgen.
Let daarom goed op zaken zoals jaarlijkse indexering, administratie- of factuurkosten, verzendkosten voor supplies, voorrijkosten, netwerkondersteuning, minimumafnames, minimum printvolumes en kosten voor meerprints. Controleer ook of toner, onderdelen, arbeidsloon en preventief onderhoud daadwerkelijk volledig zijn inbegrepen of dat hiervoor uitzonderingen gelden.
Ook de voorwaarden rondom beëindiging van het contract verdienen extra aandacht. Wat gebeurt er wanneer je eerder wilt stoppen, wanneer je organisatie verhuist, krimpt of juist groeit? Kun je het contract aanpassen als je minder gaat printen of een andere machine nodig hebt? En wat zijn de kosten wanneer je het contract voortijdig beëindigt? Sommige overeenkomsten kennen afkoopsommen, boetes of de verplichting om resterende termijnen geheel of gedeeltelijk door te betalen.
Denk daarnaast aan situaties die nu misschien niet direct spelen. Wat als de printer regelmatig storingen heeft? Wat als onderdelen niet meer leverbaar zijn? Wat als je bedrijf wordt verkocht of van locatie verandert? Wat als je minder print dan verwacht, of juist veel meer? En wat gebeurt er aan het einde van het contract: wordt de overeenkomst automatisch verlengd, moet de machine retour en wie betaalt het transport?
Vraag daarom altijd schriftelijk: welke kosten kan ik naast de bedragen in deze offerte nog meer op mijn factuur tegenkomen? Vraag ook om duidelijkheid over alle mogelijke “wat als”-situaties. Een goede leverancier moet vooraf helder kunnen uitleggen wat er gebeurt bij wijzigingen, storingen, beëindiging en onverwachte omstandigheden.
Onze belangrijkste tip
Laat belangrijke toezeggingen schriftelijk vastleggen en vertrouw niet alleen op mondelinge afspraken.