Een netwerkprinter is tegenwoordig een intelligent apparaat dat onderdeel uitmaakt van dezelfde digitale infrastructuur als computers, servers en andere netwerkapparatuur. Omdat er documenten, gebruikersgegevens en netwerkverbindingen via het systeem kunnen lopen, hoort ook de kantoorprinter thuis in het cybersecurity- en toegangsbeleid van de organisatie.
Netwerkcomponent
Een moderne kantoorprinter is vaak een volwaardig onderdeel van de IT-omgeving van een organisatie. Het systeem kan communiceren met printservers, e-mailservers, netwerkmappen, scanbestemmingen, authenticatieoplossingen, cloudomgevingen en aanvullende beheersoftware.
Daardoor is een printer niet alleen een apparaat waarmee documenten worden afgedrukt of gescand, maar ook een netwerkcomponent die gegevens ontvangt, verwerkt en doorstuurt. Een verkeerde configuratie, verouderde instelling of wijziging in het netwerk kan daarom direct invloed hebben op functies zoals printen, scannen naar e-mail, gebruikersauthenticatie of beveiligde toegang.
Bij plaatsing, vervanging of aanpassing van een kantoorprinter is het daarom belangrijk om ook naar de bestaande IT-omgeving te kijken. Denk aan IP-adressen, netwerkrechten, beveiligingsinstellingen, mailinstellingen en koppelingen met andere systemen.
DKM Solutions bekijkt dit onderdeel altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit, de beveiliging van het netwerk en de afspraken die met de leverancier en eventueel de ICT-partner worden gemaakt.
Niet zomaar aansluiten
Een kantoorprinter hoort niet zonder controle aan het netwerk te worden toegevoegd. Het systeem maakt onderdeel uit van de totale IT-omgeving en moet daarom op een veilige en gecontroleerde manier worden opgenomen in de bestaande netwerkarchitectuur.
Daarbij moet onder andere worden gekeken naar de netwerkconfiguratie, IP-instellingen, toegangsrechten, beveiligingsinstellingen en de verbinding met eventuele printservers, scanbestemmingen of andere applicaties. Ook is het belangrijk om te bepalen welke gebruikers of systemen toegang krijgen tot de printer en welke functies beschikbaar mogen zijn.
Door de printer gecontroleerd te installeren, verkleint een organisatie de kans op storingen, ongewenste toegang of problemen met bestaande netwerkdiensten. Zeker binnen omgevingen waar informatiebeveiliging en continuïteit belangrijk zijn, is een zorgvuldige inrichting daarom essentieel.
DKM Solutions stemt dit bij voorkeur af met de verantwoordelijke ICT-partner of systeembeheerder, zodat de kantoorprinter goed aansluit op de bestaande infrastructuur, beveiligingsrichtlijnen en werkwijze van de organisatie.
Rolverdeling
DKM beheert de printer- en documenttechnologie; de ICT-partner beheert de netwerkbeveiliging en infrastructuur. Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden.
Onze belangrijkste tip
Neem de netwerkprinter mee in het beveiligingsbeleid van de organisatie.