Een kantoorprinter is slechts één onderdeel van de manier waarop documenten binnen een organisatie worden ontvangen, verwerkt, gedeeld, gescand, opgeslagen en afgedrukt. Door eerst die documentstromen in kaart te brengen, wordt duidelijk welke functies de printer werkelijk moet ondersteunen en voorkom je dat je apparatuur kiest die niet aansluit bij het dagelijkse werkproces.
Input
Welke e-mails, facturen, contracten, formulieren, klantdocumenten en papieren stukken komen binnen? Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Verwerking
Moet er worden gescand naar e-mail, netwerkmap, SharePoint, boekhouding, CRM, ERP of documentmanagement? Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Outpunt
Welke offertes, rapportages, tekeningen, presentaties, contracten of pakbonnen worden geproduceerd? Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Printer als onderdeel van proces
Pas wanneer de documentstroom duidelijk is, kun je bepalen welke apparatuur en software echt nodig zijn. Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Onze belangrijkste tip
Kijk eerst naar je documentstromen, niet naar de printer.