Of Follow-Me Printing nodig is, hangt sterk af van de manier waarop een organisatie werkt. Het aantal medewerkers, het aantal printers, de verschillende locaties en de mate waarin vertrouwelijke documenten worden verwerkt, spelen daarbij allemaal een rol.
Bij Follow-Me Printing wordt een printopdracht niet direct naar één vaste printer gestuurd. De opdracht blijft beschikbaar totdat de gebruiker zich bij een geschikt apparaat identificeert en deze daar vrijgeeft. Hierdoor ontstaat meer flexibiliteit en blijft de gebruiker zelf verantwoordelijk voor het moment waarop het document daadwerkelijk wordt afgedrukt.
Aantal gebruikers en locatie
Een klein kantoor met één printer en enkele vaste gebruikers heeft meestal andere behoeften dan een organisatie met tientallen medewerkers, meerdere afdelingen of verschillende werkplekken.
Naarmate meer medewerkers dezelfde apparaten gebruiken, wordt het belangrijker om printopdrachten overzichtelijk en veilig te verwerken. Zeker bij centrale printers kan Follow-Me voorkomen dat medewerkers moeten wachten op één specifiek apparaat of dat vertrouwelijke documenten onbeheerd blijven liggen.
Ook bij flexplekken en organisaties waar medewerkers regelmatig van werkplek wisselen, kan deze manier van printen extra gebruiksgemak bieden.
Meerdere apparaten
Bij meerdere printers of multifunctionals biedt Follow-Me Printing extra flexibiliteit. Een gebruiker hoeft vooraf niet altijd te bepalen op welk apparaat de opdracht moet worden uitgevoerd.
De printopdracht kan binnen de ingerichte omgeving beschikbaar blijven totdat de gebruiker bij een geschikte printer staat. Is een apparaat bezet, buiten gebruik of staat een andere printer dichterbij, dan kan de opdracht daar worden opgehaald.
Hierdoor worden de beschikbare systemen beter benut en ontstaat er minder afhankelijkheid van één specifieke printer.
Inzicht en rechten
Uitgebreidere Follow-Me-oplossingen kunnen naast beveiligd printen ook mogelijkheden bieden voor centraal beheer, gebruikersrechten, restricties en rapportages.
Zo kan bijvoorbeeld worden ingesteld wie kleur mag printen, welke functies beschikbaar zijn en welke apparaten bepaalde gebruikers mogen gebruiken. Rapportages kunnen daarnaast inzicht geven in printvolumes per gebruiker, afdeling of locatie.
Dit kan organisaties helpen om kosten, gebruik en printgedrag beter inzichtelijk te maken. Welke functies daadwerkelijk nodig zijn, hangt af van de gewenste mate van controle en beheer.
Onze belangrijkste tip
Kijk naar de combinatie van gebruikers, locaties, apparatuur, vertrouwelijkheid en behoefte aan centraal beheer.