Wanneer een kantoorprinter de organisatie verlaat, is het belangrijk om vooraf te bepalen welke gegevens nog op het systeem aanwezig kunnen zijn en of deze moeten worden verwijderd. Afhankelijk van de apparatuur en gekozen procedure kunnen opgeslagen instellingen, adresboeken, printopdrachten, scans, loggegevens en andere gegevens gecontroleerd worden gewist voordat het apparaat opnieuw wordt ingezet of verwerkt.
Wisprocedure
Wanneer een kantoorprinter wordt vervangen, retour gaat of opnieuw wordt ingezet, is het belangrijk dat achtergebleven gegevens zorgvuldig worden verwijderd. Toshiba beschrijft hiervoor een wisprocedure waarbij onder andere netwerkgegevens, wachtwoorden, adresboekgegevens en opgeslagen gebruikersinformatie worden verwijderd.
Daarnaast kan de harde schijf volledig worden gewist. Daarbij worden bijvoorbeeld afdrukwachtrijen, opgeslagen documenten, e-FILING-bestanden, scans, tijdelijke gegevens en beschikbare logbestanden verwijderd. Na deze procedure wordt de benodigde besturingssoftware opnieuw geladen, zodat het systeem schoon en opnieuw configureerbaar wordt opgeleverd.
Voor organisaties die werken met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie is dit een belangrijk onderdeel van verantwoord printerbeheer. Het voorkomt dat gegevens onbedoeld beschikbaar blijven wanneer een systeem buiten gebruik wordt gesteld, wordt ingeruild of bij een andere gebruiker terechtkomt.
Niet voor iedereen
Welke wis- of beveiligingsprocedure nodig is, verschilt per organisatie. Dat hangt onder andere af van de functies die op de kantoorprinter worden gebruikt, het interne beveiligingsbeleid en het soort gegevens dat via het systeem is verwerkt. Een organisatie die alleen algemene documenten print, maakt daarbij andere afwegingen dan een zorginstelling, accountantskantoor of advocatenkantoor waar regelmatig met vertrouwelijke of privacygevoelige informatie wordt gewerkt.
Ook de manier waarop de printer wordt gebruikt speelt mee. Wordt er bijvoorbeeld gewerkt met beveiligd printen, scan-to-mail, adresboeken, gebruikersaccounts, e-FILING of andere vormen van documentopslag, dan kan het belangrijk zijn om bij vervanging of retournering extra aandacht te besteden aan het zorgvuldig verwijderen van gegevens.
DKM Solutions kijkt daarom niet naar één standaardprocedure voor iedere klant, maar naar de feitelijke situatie. Daarbij worden de werkwijze van de organisatie, het gewenste beveiligingsniveau, de continuïteit van de werkzaamheden en de gemaakte afspraken met de leverancier in samenhang beoordeeld.
Onze belangrijkste tip
Denk vóór retourname na over de data, niet pas nadat het apparaat het pand heeft verlaten.