Bij beveiligd printen wordt een printopdracht niet direct op papier uitgevoerd, maar tijdelijk vastgehouden totdat de gebruiker zich bij de kantoorprinter identificeert. Dat is vooral nuttig wanneer meerdere medewerkers dezelfde printer gebruiken of wanneer regelmatig vertrouwelijke, financiële, personeels- of klantgegevens worden afgedrukt.
Waarom?
Vertrouwelijke documenten horen niet onbeheerd in de uitvoerlade van een printer te blijven liggen. Denk bijvoorbeeld aan arbeidscontracten, salarisinformatie, financiële gegevens, persoonsgegevens, offertes of interne bedrijfsinformatie. Wanneer meerdere medewerkers gebruikmaken van dezelfde printer, kan een document anders eenvoudig door de verkeerde persoon worden meegenomen of ingezien.
Met beveiligd printen wordt een printopdracht daarom niet direct uitgevoerd. De opdracht wordt tijdelijk vastgehouden totdat de gebruiker zich bij het systeem identificeert, bijvoorbeeld met een persoonlijke pincode, gebruikerscode of andere vorm van authenticatie. Pas daarna wordt het document daadwerkelijk afgedrukt.
Deze manier van werken is vooral relevant bij centrale multifunctionals, grotere afdelingen, gedeelde werkplekken en organisaties die regelmatig met vertrouwelijke informatie werken. Ook wanneer een printer op enige afstand van de werkplek staat, kan beveiligd printen voorkomen dat documenten langere tijd onbeheerd blijven liggen.
Naast extra bescherming kan beveiligd printen ook verspilling verminderen. Opdrachten die per ongeluk zijn verstuurd of uiteindelijk niet meer nodig zijn, hoeven niet automatisch te worden afgedrukt. Zo draagt beveiligd printen bij aan zowel informatiebeveiliging als een beter beheersbaar printproces.
Gebruiksgemak
Beveiligd printen moet niet alleen veilig zijn, maar ook eenvoudig in het dagelijks gebruik. Wanneer medewerkers te veel handelingen moeten uitvoeren of ingewikkelde procedures moeten volgen, bestaat het risico dat beveiligingsmaatregelen als hinderlijk worden ervaren of worden omzeild.
Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een werkwijze die aansluit bij de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het vrijgeven van een printopdracht met een persoonlijke pincode, gebruikerscode of andere eenvoudige vorm van identificatie.
De gebruiker behoudt zo controle over zijn documenten, terwijl vertrouwelijke informatie niet onbeheerd in de uitvoerlade terechtkomt. Tegelijkertijd blijft het printproces snel en praktisch.
DKM Solutions kijkt daarom niet alleen naar de technische beveiligingsmogelijkheden, maar ook naar gebruiksgemak, het aantal gebruikers en de manier waarop medewerkers dagelijks met de multifunctional werken.
Onze belangrijkste tip
Zorg dat vertrouwelijke documenten pas worden afgedrukt wanneer de juiste gebruiker daadwerkelijk bij de printer staat.