Follow-Me Printing zorgt ervoor dat een printopdracht niet direct aan één specifieke printer wordt vrijgegeven, maar in een beveiligde wachtrij blijft staan. De gebruiker kan zich vervolgens bij een daarvoor geschikte printer identificeren en daar zijn of haar eigen documenten laten afdrukken.
Authenticatie
De aanschafprijs kan laag zijn, maar cartridgecapaciteit, vervangingskosten en gebruiksfrequentie moeten worden meegenomen. Bij sommige cartridgeconcepten kan één lege kleur invloed hebben op het gebruik van de hele cartridge.
Afhankelijk van de gekozen oplossing kan een gebruiker zich bij de printer aanmelden met een persoonlijke code, gebruikerspas, token of een andere vorm van identificatie. Na deze identificatie krijgt de gebruiker toegang tot de eigen printopdrachten en, indien ingesteld, tot specifieke functies van het apparaat.
Hierdoor wordt voorkomen dat documenten door de verkeerde persoon worden ingezien of meegenomen. Tegelijkertijd kan per gebruiker of gebruikersgroep worden bepaald welke functies beschikbaar zijn, bijvoorbeeld kleurprinten, scannen of bepaalde administratieve instellingen.
Waarom Follow-Me?
Bij Follow-Me Printing wordt een printopdracht niet direct naar één vaste printer gestuurd. De opdracht wordt tijdelijk binnen de printomgeving opgeslagen totdat de gebruiker zich bij een beschikbare printer identificeert.
De gebruiker kan daardoor naar een andere printer binnen dezelfde ingerichte omgeving lopen en daar de eigen opdracht ophalen. Dat geeft extra flexibiliteit wanneer een apparaat bezet is, tijdelijk buiten gebruik is of wanneer medewerkers op verschillende locaties of afdelingen werken.
Follow-Me Printing combineert daarmee beveiliging, gebruiksgemak en flexibiliteit. Documenten worden pas afgedrukt wanneer de gebruiker daadwerkelijk bij het systeem aanwezig is en de opdracht bewust vrijgeeft.
Meer dan printen
Uitgebreidere printoplossingen bieden vaak meer mogelijkheden dan alleen het beveiligen en vrijgeven van printopdrachten. Zo kunnen per gebruiker, afdeling of gebruikersgroep rechten en restricties worden ingesteld.
Daarbij kan bijvoorbeeld worden bepaald wie in kleur mag printen, wie bepaalde scanfuncties mag gebruiken of welke apparaten beschikbaar zijn. Ook kunnen rapportages inzicht geven in printvolumes, gebruik per afdeling en de verhouding tussen zwart-wit- en kleurafdrukken.
Deze informatie kan helpen om kosten beter inzichtelijk te maken en het printbeleid waar nodig aan te passen. Tegelijkertijd blijft het belangrijk dat de gekozen oplossing praktisch en gebruiksvriendelijk blijft.
DKM Solutions bekijkt daarom altijd welke functies daadwerkelijk waarde toevoegen voor de organisatie. Niet iedere omgeving heeft dezelfde behoefte; de oplossing moet passen bij het aantal gebruikers, de werkwijze, de gewenste controle en de afspraken rondom beheer en continuïteit.
Onze belangrijkste tip
Follow-Me Printing wordt vooral interessant wanneer beveiliging, meerdere gebruikers en centraal beheer samenkomen.