Een zakelijke kantoorprinter is ontwikkeld voor structureel gebruik door meerdere medewerkers en voor aanzienlijk hogere print- en scanvolumes dan een gemiddelde consumentenprinter. Het verschil zit daarom niet alleen in snelheid, maar ook in capaciteit, betrouwbaarheid, papierverwerking, beveiliging, scanmogelijkheden, onderhoud en de kosten per afdruk.
Gebouwd voor zakelijk gebruik
Een consumentenprinter en een zakelijke kantoorprinter kunnen allebei afdrukken maken, maar zijn ontworpen voor een andere intensiteit. Professionele systemen zijn gericht op meerdere gebruikers, hogere beschikbaarheid, grotere papiercapaciteit, uitgebreid scannen, netwerkbeheer en service.
Kijk naar wat eruit moet komen
Voor interne kladprints gelden andere eisen dan voor offertes, rapporten en documenten waarmee een organisatie zich presenteert. Afdrukkwaliteit en betrouwbaarheid kunnen dus onderdeel zijn van de professionele uitstraling.
Totale werkomgeving
Een goedkope consumentenprinter lijkt op het eerste gezicht vaak aantrekkelijk door de lage aanschafprijs. Bij structureel zakelijk gebruik kan zo’n printer echter uiteindelijk juist minder praktisch en duurder uitvallen. Denk bijvoorbeeld aan relatief dure cartridges, een beperkte papiercapaciteit, lagere printsnelheden, vaker handmatig bijvullen en minder mogelijkheden voor intensief scannen of dubbelzijdig verwerken.
Ook op het gebied van service zit er vaak een belangrijk verschil. Bij een consumentenprinter ontbreekt meestal een passende onderhouds- of serviceoplossing, waardoor storingen, lege cartridges of defecten direct invloed kunnen hebben op de dagelijkse werkzaamheden. In een zakelijke omgeving kan stilstand daardoor al snel meer kosten dan het prijsverschil bij aanschaf.
De juiste keuze wordt daarom niet alleen bepaald door de aanschafprijs, maar vooral door de dagelijkse toepassing. Hoeveel wordt er geprint en gescand, met hoeveel medewerkers wordt het systeem gebruikt, welke papierformaten zijn nodig en hoe belangrijk zijn snelheid, betrouwbaarheid en service? Door eerst naar het werkelijke gebruik te kijken, kan beter worden bepaald of een eenvoudige printer voldoende is of dat een professionele kantoorprinter uiteindelijk de verstandigere en voordeligere keuze is.
Onze belangrijkste tip
Kijk niet alleen naar wat de printer kost, maar vooral naar wat er dagelijks uit moet komen en hoe betrouwbaar dat proces moet zijn.
Een iets hogere investering kan op termijn voordeliger zijn wanneer de printer beter aansluit op het gebruik, minder stilstand veroorzaakt en efficiënter werkt.