Logbestanden van een kantoorprinter kunnen informatie bevatten over activiteiten en gebeurtenissen op het apparaat, zoals print-, scan- of systeemhandelingen. Een logregistratie is niet hetzelfde als de inhoud van een document, maar ook namen, gebruikersgegevens of documentinformatie in een log kunnen vanuit privacy- en beveiligingsoogpunt relevant zijn.
Wat is een log?
Een log is een digitale registratie waarin wordt vastgelegd dat een bepaalde gebeurtenis of handeling heeft plaatsgevonden. Bij een kantoorprinter kan dat bijvoorbeeld gaan om een printopdracht, scanopdracht, foutmelding, gebruikersaanmelding of andere technische activiteit. Zo’n registratie kan helpen bij beheer, beveiliging, rapportage en het achterhalen van storingen of afwijkingen.
Welke gegevens precies worden vastgelegd en hoe lang deze beschikbaar blijven, hangt af van het systeem, de ingestelde beveiliging en eventuele aanvullende printmanagementsoftware. DKM Solutions bekijkt dit daarom altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste controle en continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Privacygevoelig
Een bestandsnaam kan een klantnaam, medewerker of dossiernaam bevatten en daarmee toch relevante informatie prijsgeven. Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Logs versus opgeslagen bestanden
Naast logs kunnen bepaalde functies ook daadwerkelijk wachtrijen, scans of opgeslagen bestanden bevatten. Dit onderdeel bekijken we altijd in samenhang met de manier waarop de organisatie werkt, de gewenste continuïteit en de afspraken die met de leverancier worden gemaakt.
Onze belangrijkste tip
Maak onderscheid tussen een logregistratie en een opgeslagen document; beide kunnen aandacht vragen, maar zijn technisch niet hetzelfde.