Daarom beginnen we bij DKM Solutions niet met de vraag welke printer je wilt hebben, maar met de vraag: Wat heb je daadwerkelijk nodig?
Kijk eerst naar je manier van werken
Voordat je een kantoorprinter kiest, is het belangrijk om je huidige documentstromen te bekijken.
Wat gaat er digitaal de organisatie in en wat komt er uiteindelijk weer uit? Denk bijvoorbeeld aan:
- Hoeveel wordt er daadwerkelijk geprint?
- Hoeveel medewerkers maken gebruik van de printer?
- Wordt voornamelijk zwart-wit of ook in kleur geprint?
- Is alleen A4 nodig of wordt A3 gebruikt?
- Wordt er veel gescand?
- Waar moeten scans naartoe: e-mail, netwerk, SharePoint of andere software?
- Welke documenten worden geprint: offertes, rapportages, pakbonnen, dossiers of presentaties?
- Hoe belangrijk is de afdrukkwaliteit?
- Zijn beveiligd printen of gebruikersrechten belangrijk?
- Verwacht de organisatie de komende jaren te groeien of juist te veranderen?
Printvolume is belangrijk, maar niet alles
Zijn de huidige tellerstanden niet bekend? Dan kan bijvoorbeeld ook het papierverbruik een indicatie geven. Een doos A4-papier bevat doorgaans 2.500 vellen. Verbruikt een organisatie ongeveer één doos per maand, dan geeft dat al informatie waarmee we verder kunnen inventariseren.
Maar alleen het aantal afdrukken vertelt nog niet welk apparaat het beste past.
Een organisatie die 2.500 eenvoudige zwart-witdocumenten per maand print, heeft andere behoeften dan een organisatie die hetzelfde volume gebruikt voor hoogwaardige kleurenoffertes en presentaties.
A4 of A3?
Ook dit is niet alleen een prijsvraag.
Voor bijvoorbeeld architecten, interieurbouwers en andere organisaties die ontwerpen of presentaties aan klanten laten zien, kan A3 een belangrijke functionaliteit zijn. Ook papierdikte en afdrukkwaliteit kunnen dan een rol spelen. Het prijsverschil tussen een geschikte A4- en A3-oplossing hoeft bovendien niet zo groot te zijn als vooraf wordt gedacht.
Daarom kijken we liever naar behoefte en functionaliteit dan alleen naar de aanschafprijs.
Denk ook aan morgen
Een kantoorprinter moet niet alleen vandaag passen.
Wanneer een organisatie groeit, kunnen het aantal medewerkers, het printvolume en de documentstromen veranderen. Misschien komt er een tweede vestiging bij of ontstaat behoefte aan andere scan-, beveiligings- of softwaremogelijkheden. Daarom stellen we tijdens een inventarisatie ook vragen over de toekomst.
Waar staat jouw organisatie nu en waar verwacht je over een paar jaar te staan?
Niemand kan de toekomst voorspellen. Maar je kunt wel voorkomen dat je jezelf onnodig vastzet in een oplossing die niet kan meegroeien.
Onze belangrijkste tip
Kies niet eerst een kantoorprinter. Kies eerst voor een goede inventarisatie van wat jouw organisatie daadwerkelijk nodig heeft.
Een goede leverancier zou niet moeten beginnen met het noemen van een modelnummer. Hij zou eerst vragen moeten stellen.
Bij DKM Solutions gebruiken we onze praktijkervaring om samen met de klant te kijken naar de situatie van vandaag én naar wat er morgen mogelijk nodig is. Op basis daarvan stellen we een oplossing samen die aansluit op de daadwerkelijke behoefte.