Naast het afgesproken maandbedrag kunnen in een printercontract aanvullende kosten voorkomen die op het eerste gezicht niet altijd duidelijk zichtbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan indexering, administratiekosten, transport, voorrijkosten, minimumvolumes, extra afdrukken of kosten die ontstaan bij het beëindigen of wijzigen van de overeenkomst.
Mogelijke aanvullende posten
Afhankelijk van de leverancier en de gekozen contractvorm kunnen naast het afgesproken maandbedrag of de prijs per afdruk nog aanvullende kosten ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan jaarlijkse indexeringen waardoor tarieven gedurende de looptijd stijgen, administratie- of factuurkosten, verzendkosten voor toner en andere supplies of voorrijkosten bij servicebezoeken. Ook ondersteuning op het netwerk, wijzigingen in de printerconfiguratie of werkzaamheden die buiten het standaard servicecontract vallen, kunnen apart in rekening worden gebracht.
Daarnaast werken sommige leveranciers met minimumvolumes of een minimaal aantal afdrukken dat maandelijks wordt gefactureerd, ook wanneer deze aantallen in werkelijkheid niet worden gebruikt. Wordt er juist meer geprint dan binnen het afgesproken volume valt, dan kunnen daarvoor aparte meerprinttarieven gelden. Het is daarom belangrijk om vooraf goed te controleren hoe zwart-wit- en kleurenafdrukken worden berekend en of ongebruikte volumes wel of niet worden meegenomen naar een volgende periode.
Ook aan het einde van de overeenkomst kunnen kosten ontstaan. Denk aan retourtransport van de printer, demontage, het verwijderen van apparatuur of kosten wanneer een contract eerder wordt beëindigd dan afgesproken. Zulke kosten zijn niet bij iedere leverancier van toepassing, maar kunnen wel een aanzienlijk verschil maken in de totale kosten over de gehele looptijd. Kijk daarom niet alleen naar het maandbedrag, maar controleer vooraf welke aanvullende kosten mogelijk zijn en onder welke omstandigheden deze worden berekend.
Niet ieder contract is hetzelfde
Niet iedere leverancier rekent dezelfde kosten en juist daarin kunnen offertes sterk van elkaar verschillen. Een aantrekkelijk maandbedrag of lage prijs per afdruk zegt daarom niet alles over de werkelijke kosten gedurende de looptijd. Denk bijvoorbeeld aan aparte kosten voor installatie, transport, voorrijkosten, software, administratie, minimumafnames, indexeringen, vervanging van onderdelen of kosten bij tussentijdse beëindiging.
Daarom is het belangrijk om niet alleen de offerte te beoordelen, maar ook de servicevoorwaarden en algemene voorwaarden erbij te pakken. In deze documenten staat vaak beschreven welke werkzaamheden wel en niet binnen het afgesproken tarief vallen, hoe prijzen mogen worden aangepast en welke verplichtingen gelden tijdens en aan het einde van de overeenkomst. Juist deze voorwaarden bepalen uiteindelijk hoeveel flexibiliteit je hebt en welke extra kosten later nog kunnen ontstaan.
Vergelijk leveranciers daarom altijd op het totale kostenplaatje en niet uitsluitend op het bedrag dat bovenaan de offerte staat. Een iets hogere, transparante prijs kan uiteindelijk voordeliger zijn dan een scherpe aanbieding waarbij gedurende de looptijd allerlei aanvullende kosten worden doorberekend.
Vraag om een voorbeeldfactuur
Een voorbeeldfactuur laat zien hoe de afspraken in de praktijk worden verwerkt en welke posten werkelijk terugkomen. Dat geeft vaak meer inzicht dan alleen de commerciële offerte.
Onze belangrijkste tip
Vraag schriftelijk: welke kosten kan ik naast de bedragen in deze offerte nog meer op mijn factuur tegenkomen?
Laat de leverancier daarbij zo concreet mogelijk benoemen welke kosten aanvullend kunnen worden berekend en in welke situaties dat gebeurt. Zo voorkom je dat kosten pas zichtbaar worden nadat de overeenkomst al is afgesloten.