Veel organisaties zorgen voor een goede beveiliging van hun IT netwerk, maar de beveiliging van bedrijfsprinters wordt helaas vaak vergeten. Dat moet veranderen, want elke dag worden miljoenen vertrouwelijke documenten gegenereerd en verspreid via bedrijfsprinters. Neemt u geen beveiligingsmaatregelen? Dan kunnen deze gegevens gemakkelijk in verkeerde handen vallen. Wanneer u merkt dat uw bedrijfsgegevens gevaar lopen, is het vaak te laat.

Wat maakt zakelijke printers tot een veiligheidsrisico? Vroeger waren printers gewoon printers. Tegenwoordig fungeren deze systemen als centrale knooppunten voor de verspreiding van informatie. Ze kunnen documenten opslaan en verwerken in de cloud en zijn zelfstandige ICT-systemen geworden, inclusief alle bijbehorende beveiligingsrisico’s. Hierdoor kunnen indringers via de printer gevoelige informatie verkrijgen. Denk aan het onderscheppen van bestanden of het ontdekken van gebruikersgegevens. Ook is toegang tot de printer via een server slim, omdat de kans op ontdekking veel kleiner is dan bij andere methoden. Dit heeft op zijn beurt toegang tot andere computers en servers op het netwerk.

Hoe kun je ervoor zorgen dat je veilig print?

Gelukkig zijn er genoeg maatregelen die je kunt nemen om de beveiligingsrisico’s van zakelijke printers te beperken. Ten eerste raden we aan om beveiliging vanuit een holistisch perspectief te bekijken. De juiste bevestiging van de printer zelf is natuurlijk erg belangrijk, maar het is natuurlijk niet genoeg. Van oudsher is beveiliging gericht op fysieke of digitale aspecten, maar een geïntegreerde aanpak biedt een algemene bescherming. Als het systeem eenmaal is beveiligd, is het belangrijk om te focussen op het begrijpen van de processen en mensen die het systeem gebruiken. Voor de algehele beveiliging van zakelijke printers splitsen we deze op in: Systeem, Toegang, Document en Beleid.

Toegangsbeveiliging

Het geheim van goede toegangsbeveiliging is ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste data en de juiste functionaliteit. Daarom is het belangrijk om de toegang te reguleren, te beheren en te bewaken. Het kan bijvoorbeeld per rol worden ingesteld op basis van functietitel en activiteit. Je kunt vervolgens de activiteit volgen met behulp van logboeken, realtime meldingen en rapporten om deze transparanter te maken.

Documentenbeveiliging

Een goede documentbeveiliging begint met het toepassen van beveiliging op alle mogelijke bronnen waarvan een commerciële drukker documenten ontvangt, zoals computer, e-mail, cloud en USB. Eenmaal op de bedrijfsprinter moeten deze veilig op de harde schijf van het systeem worden bewaard. Printen, kopiëren, scannen en faxen hebben allemaal hun eigen veiligheidsrisico’s. Door collega’s goed te instrueren hoe ze deze functies het beste kunnen gebruiken, door software toe te voegen om print- of scantaken vrij te maken en door minder fouten te identificeren tijdens het scannen, kun je ervoor zorgen dat uw documenten altijd veilig worden behandeld.

Beleidsbeveiliging

Het maakt niet uit of jouw organisatie twee printers heeft staan of honderd. Het is hoe dan ook belangrijk dat je een eenvoudig en consistent beveiligingsbeleid hanteert. Met een goede Print managementtool kun je een beveiligingsbeleid maken en implementeren in een organisatie van elke omvang. Overtredingen van het beleid worden gemeld en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd. Daarnaast is het handig als de tool via de cloud werkt, zodat je systemen op afstand kunt beheren en bewaken.

Snelle tips om te zorgen dat jij goed beveiligd bent

Je weet nu hoe belangrijk het is om een goede beveiliging te hebben op je bedrijfsprinters. Graag geven we je alvast een aantal praktische tips waarmee jij snel al je beveiliging kunt optimaliseren.

1. Gebruik geen pincode authenticatie maar gebruik een pas of token.
2. Implementeer op rolgebaseerde procedures voor het printen en gebruiken van documenten. Zo zorg dat je print opdrachten alleen te zien zijn door de bijhorende auteur
3. Gebruik processen die de data op de harde schijf van de printer automatisch overschrijven. Dit zorgt voor een betere gegevensbeveiliging.

Weet jij of je genoeg doet om ervoor te zorgen dat de informatie uit jouw printers niet in verkeerde handen kan vallen? Wij gaan graag vrijblijvend met jou hierover in gesprek.