Kennisbank
kantoorprinters & documentmanagement

Afhankelijk van apparatuur en software kunnen beheerders inzicht krijgen in print-, scan- en kopieergebruik en uitgebreidere rapportages maken.

Afhankelijk van functies kan een moderne kantoorprinter netwerkconfiguratie, e-mailadressen, wachtrijen, opgeslagen opdrachten, scans en logbestanden bevatten.

Met beveiligd printen wordt een opdracht niet direct onbeheerd afgedrukt. De gebruiker geeft hem pas bij de printer vrij, bijvoorbeeld met een pincode.

Een moderne kantoorprinter is onderdeel van de IT-infrastructuur. Netwerkbeveiliging, gebruikersrechten, gegevensopslag, updates en veilig printen horen daarom bij het beveiligingsbeleid.

Computers, besturingssystemen en bedrijfssoftware blijven veranderen. Ook kantoorprinters moeten waar mogelijk worden bijgewerkt om actueel en compatibel te blijven.

Bij automatische tonerbevoorrading wordt het tonerniveau gemonitord en kan tijdig vervangende toner worden verstuurd.

Moderne kantoorprinters kunnen technische informatie, tellerstanden en servicemeldingen doorgeven, waardoor onderhoud proactiever kan worden gepland.

Bij preventief onderhoud wordt niet alleen gereageerd op een storing. Slijtage en onderhoudsbehoefte worden tijdig beoordeeld om onverwachte uitval te beperken.

Een goede serviceorganisatie wacht niet altijd tot volledige uitval. Moderne systemen kunnen meldingen doorgeven zodat sneller actie kan worden ondernomen.

All-in klinkt duidelijk, maar controleer wat daadwerkelijk inbegrepen is: toner, onderdelen, arbeid, voorrijkosten, ondersteuning en preventief onderhoud.

Met Follow-Me Printing stuur je een opdracht naar een beveiligde wachtrij en haal je deze pas op nadat je jezelf bij een geschikte kantoorprinter hebt aangemeld.

Follow-Me Printing is vooral interessant bij grotere organisaties, meerdere printers, centrale printlocaties of behoefte aan beveiliging, beheer en rapportage.

Een moderne kantoorprinter kan documenten digitaliseren en doorsturen naar e-mail, netwerklocaties of andere ondersteunde digitale omgevingen.

Een kantoorprinter kies je niet alleen op afdrukaantallen. Kijk eerst welke documenten binnenkomen, hoe ze worden verwerkt en wat digitaal of op papier de organisatie verlaat.

Beveiligd printen werkt alleen wanneer medewerkers het daadwerkelijk gebruiken. Dat begint bij beleid en bewustwording, gevolgd door eenvoudige techniek.

Printerbeveiliging is een samenspel. DKM levert kennis over de kantoorprinter, drivers en software; de ICT-partner beheert en beveiligt de IT- en netwerkomgeving.

Een netwerkprinter communiceert met computers, servers en andere systemen en moet daarom onderdeel zijn van een goed beveiligde IT-omgeving.

Wanneer aantoonbaarheid belangrijk is, kan de uitvoering van een wisprocedure administratief worden vastgelegd op basis van het betreffende apparaat en serienummer.

Wanneer een kantoorprinter de organisatie verlaat, kan een specifieke wisprocedure worden uitgevoerd om aanwezige gegevens te verwijderen.

Logbestanden registreren activiteiten op de kantoorprinter. Ze kunnen bijvoorbeeld document- of scannamen bevatten, maar een log is niet hetzelfde als het document zelf.

Met aanvullende printmanagementsoftware kunnen rechten en beperkingen worden ingesteld, bijvoorbeeld per gebruiker of afdeling.

Met overeenkomst, voorwaarden, recente facturen en gebruiksgegevens kan worden onderzocht wat je werkelijk betaalt, hoe lang je nog vastzit en welke mogelijkheden je hebt.

Bij sommige printercontracten kunnen bedragen jaarlijks worden aangepast. Controleer vóór ondertekening welk deel wordt geïndexeerd en wat dat over de looptijd betekent.

De werkelijke kosten bestaan uit meer dan aanschaf of maandhuur. Hardware, service, gebruik, printtarieven, looptijd, indexering en aanvullende contractkosten bepalen het totaal.

Nieuw is niet automatisch de beste keuze. Een zorgvuldig geselecteerde refurbished kantoorprinter kan financieel en duurzaam aantrekkelijk zijn wanneer hij technisch nog ruim inzetbaar is.

Inkjet en toner kunnen beide geschikt zijn, maar aanschafprijs, capaciteit, gebruiksfrequentie, snelheid, onderhoud en kosten per pagina verschillen.

Beide kunnen printen, maar een zakelijke kantoorprinter is ontworpen voor meerdere gebruikers, hogere beschikbaarheid, grotere capaciteit, uitgebreid scannen, beheer, beveiliging en professionele service.

Een nieuwe verkoop is niet altijd de beste oplossing. Soms is doorwerken met de huidige apparatuur financieel en technisch verstandiger.

Leeftijd alleen bepaalt niet of een kantoorprinter aan vervanging toe is. Storingen, onderdelen, kosten, ondersteuning, beveiliging en veranderende behoeften zijn belangrijker.

Kijk niet alleen naar het huidige volume. Gebruikers, documentstromen, groei en flexibiliteit bepalen of een oplossing ook later nog past.

De keuze tussen A4 en A3 hangt af van documenten, ruimte en gewenste functies. A3 is niet automatisch beter en A4 is niet automatisch goedkoper in de totale oplossing.

Het werkelijke printvolume is een belangrijke basis voor een goede keuze. Tellerstanden geven het beste beeld; zijn die niet beschikbaar, dan kan papierverbruik een bruikbare indicatie geven.

Kopen, huren en leasen hebben elk voor- en nadelen. De juiste keuze hangt af van financiële ruimte, gewenste flexibiliteit, gebruiksduur en ontwikkeling van de organisatie.

Een laag maandbedrag zegt weinig over de totale kosten gedurende meerdere jaren. Indexering, printvolume, service, looptijd en aanvullende kosten kunnen het beeld veranderen.

Met een pincode wordt een document niet direct afgedrukt. De opdracht wordt pas vrijgegeven wanneer de gebruiker bij de kantoorprinter de juiste code invoert.

Niet noodzakelijk. Vaste volumes kunnen voorspelbaarheid geven, maar het is belangrijk te weten wat er gebeurt wanneer je minder of juist meer print dan afgesproken.

Een maandelijks opzegbare overeenkomst geeft een organisatie vrijheid om de oplossing aan te passen wanneer de situatie verandert.

Een printercontract eindigt niet altijd automatisch. Wanneer een opzegtermijn wordt gemist, kan de overeenkomst afhankelijk van de voorwaarden worden verlengd.

Een printercontract kan jarenlang gevolgen hebben. Controleer daarom niet alleen prijs en apparatuur, maar ook looptijd, opzegging, indexering, service, volume en algemene voorwaarden.

Denk je vast te zitten aan je printercontract? In veel gevallen is er meer mogelijk dan je denkt, maar begin altijd met de overeenkomst, voorwaarden en actuele facturen.

Een offerte laat zien wat een leverancier aanbiedt, maar een voorbeeldfactuur laat zien hoe de kosten in de praktijk worden berekend. Zo krijg je vooraf inzicht in vaste kosten, printtarieven, eventuele indexeringen en andere posten die later op de factuur kunnen verschijnen.

Naast het maandbedrag kunnen afhankelijk van leverancier en contract aanvullende kosten voorkomen voor indexering, administratie, verzending, service, volume, transport of beëindiging.

Twee offertes lijken op het eerste gezicht vaak goed vergelijkbaar, maar verschillen kunnen zitten in looptijd, service, printtarieven, indexering, volumes en aanvullende kosten. Kijk daarom niet alleen naar het maandbedrag, maar vergelijk de totale kosten en voorwaarden over de volledige looptijd.

De juiste kantoorprinter kies je niet alleen op basis van merk, model of aanschafprijs. Het aantal gebruikers, je print- en scanvolume, A4 of A3, kleurgebruik, documentstromen, beveiliging en eventuele groei van je organisatie spelen allemaal een rol.